[why2025-orga] [mch2022-orga] IFCAT Foundation: Seeking ANBI Status and Welcoming Your Feedback

[Robert (aka Number3)]

Hoi Juerd,

Het verkrijgen van de ANBI-status zien we als een belangrijke stap om 
ons als stichting verder te verbeteren. Dit brengt wettelijke 
verplichtingen met zich mee, zoals het opstellen van een beleidsplan en 
het jaarlijks rapporteren en publiceren van onze activiteiten en 
financiën. Deze verplichtingen helpen ons om nog transparanter en 
verantwoordelijker te werken.

Een aantal van de punten die je hebt genoemd, zullen we zeker overwegen 
en meenemen in onze verdere discussies. Bijvoorbeeld, we begrijpen je 
zorgen over transparantie en de hoogte van de buffer. Het kan niet 
anders dan na elk evenement te bepalen wat de buffer moet zijn voor het 
volgende evenement. Deze werkwijze zal in het beleidsplan geformaliseerd 
worden en de buffer zal blijken uit de publicatie van het jaarverslag na 
het event.

We zullen je opmerkingen meenemen bij de uiteindelijke versie van het 
beleidsplan. Alle stukken wordt gepubliceerd op de IFCAT website 
terzijnertijd.

Met vriendelijke groet,
Robert (aka Number3)
Namens het bestuur van IFCAT

Op 27/08/2024 om 04:26 schreef Juerd Waalboer:
> (Added after writing this message: again only in Dutch - sorry. This 
> already took me about 2 hours to write and although I'm supposedly 
> fluent in English, I don't think I could express the intended level of 
> nuance in any but my native language.)
>
> Boekenwuurm, number3, en hp197 bedankt voor de antwoorden. De cijfers 
> die jullie hebben genoemd zijn een goed begin om inzicht te krijgen in 
> de verhoudingen!
>
> Het motiveerde mij om toch wat gedetailleerdere feedback te geven:
>
>
> Boekenwuurm skribis 2024-08-26 23:48 (+0200):
>> Toen 2021 en 2022 moeilijk waren, hebben andere evenementen MCH 
>> gesteund.
>
> Dat wist ik niet, en het is weer zo'n punt waarbij ik het jammer vind 
> dat de financiën niet pro-actief openbaar gemaakt worden. Je hoort wel 
> eens wat interessante losse flarden, zoals nu, maar zelden het 
> volledige verhaal. Soms even in een slide bij een orgameeting, maar in 
> elk geval praktisch onvindbaar als je ernaar zoekt. Ik heb in het 
> verleden argumenten gehoord als "dan weten leveranciers hoeveel we te 
> besteden hebben", maar volgens mij is dat niet zo'n ramp.
>
> Wat gaaf van die andere organisaties dat ze dat hebben gedaan! Of dit 
> voor het grotere geheel goed was, weet ik niet, maar het is alleszins 
> mooi om te zien dat er zo'n sterke band is.
>
>> Daarom zien we dit ook niet direct als scope creep.
>
> Ik heb het altijd scope creep gevonden, aangezien HXX en IFCAT voor 
> één specifiek doel zijn opgericht, en dat doel zit verwerkt de 
> respectievelijke handelsnamen. De rest is er later bij verzonnen. 
> Zoals gezegd ben ik daar ook geregeld voorstander van, maar zo'n 
> uitgave zou imho altijd een redelijk direct voordeel voor de eigen 
> evenementen moeten hebben gehad.
>
> De overgang naar een ANBI juich ik toe iff daarmee zoveel meer geld 
> kan worden binnengeharkt als er extra wordt uitgegeven. Als ik jullie 
> goed begrijp, is dat de verwachting.
>
> Is er al overwogen om de naam te veranderen? Wellicht van "Stichting 
> International Festivals for the Creative Application of Technology 
> Foundation" naar "Stichting INDEPENDENT FOUNDATION for the Creative 
> Application of Technology"?
>
>> IFCAT ondersteunt al lang tijd initatieven naast het grote
>> vierjaarlijkse evenement (voor een bepaalde waarde van vier jaar). Dit
>> gebeurde echter vaak op ad-hoc basis en zonder publieke verantwoording.
>
> En daar komen mijn zorgen ook vandaan. Dat extra ANBI-geld was er nog 
> niet, maar er is wel gul gegeven vanuit een pot waarvan menigeen vindt 
> dat dat alleen gebruikt had moeten worden voor "ons" evenement. Zijn 
> er waarborgen dat de scope met ANBI-status niet nog verder creept?
>
> Daarbij is het denk ik heel goed om te beseffen dat we een evenement 
> hebben waarbij in beginsel ook de voltallige crew uit vrijwilligers 
> bestaat, die ook nog eens geacht worden een ticket te kopen. Als er 
> dan in die ticketprijs een deel verstopt zit dat NIET naar het 
> evenement gaat, en ook niet naar volgende evenementen, dan schuurt 
> dat. Dat de ticketprijs ook nog eens vaak is verhoogd met veel meer 
> dan de inflatie, maakt het nog wat lastiger uit te leggen. Het kost 
> best veel om vrijwilliger te kunnen zijn bij deze organisatie; je 
> koopt een ticket en je betaalt je eigen reiskosten. (Ik ben blij dat 
> we daarbij tegenwoordig wel kunnen rekenen op een goede maaltijd!) Dan 
> wil men (ik iig wel) toch op z'n minst weten waarom er wel geld is 
> voor andere organisaties en niet voor de eigen crew - ook hier geldt 
> dat het wellicht allemaal volkomen logisch is, maar de bedenkingen op 
> gang komen bij gebrek aan feiten.
>
> (NB: in het concept beleidsplan staat ook dat zelfs het bestuur geen 
> reiskosten krijgt; ik vind dat eerlijk gezegd absurd; bestuurders en 
> PL'ers dragen een grote verantwoordelijkheid EN maken echt veel eigen 
> kosten en het merendeel daarvan declareren lijkt me volkomen logisch 
> en voorkomt dat PL een eliteclubje wordt van mensen die het breed 
> genoeg hebben; zelfs als er niet genoeg geld is om de onkosten van 
> alle vrijwilligers te betalen, zou er toch zeker voor de extreme inzet 
> van PL'ers ruimte moeten zijn om hun daadwerkelijke kosten te 
> compenseren. Alleszins belangrijker dan giften aan hackerspaces en 
> andere evenementen.)
>
> Het gebrek aan verantwoording vooraf geeft scheve gezichten. De grens 
> waarbij het moeilijk wordt is een gevoelskwestie, maar $onbekend_getal 
> ≤ $gevoelsmatige_grens evalueert nog moeilijker dan $bekend_getal ≤ 
> $gevoelsmatige_grens.
>
>> Wat ik een van de mooie dingen van dit beleidsdocument vind, is dat
>> deze activiteiten juist transparant en inzichtelijk gemaakt word.
>
> Het soort activiteiten wel, maar om hoeveel geld het gaat is door de 
> gekozen methodiek op basis van "alles behalve de buffer mag worden 
> weggegeven" onduidelijk, en daardoor is het ook moeilijk om een 
> verhouding/percentage te zien. Ik vind de buffer van 50 k€ ook een 
> raar concept omdat de onderbouwing ontbreekt; het lijkt een heel 
> arbitrair getal. Er is wel rekening gehouden met inflatie, maar de 
> kosten van een evenement wisselen nogal. 2021 ging na gemaakte kosten 
> niet door, en 2022 was significant duurder om te organiseren dan we 
> voorheen gewend waren. En in hoeverre zou een grotere buffer het 
> organiseren van een volgend evenement makkelijker kunnen maken? We 
> klagen steeds over dat steeds meer leveranciers vooraf betaald willen 
> krijgen, terwijl steeds meer bezoekers last-minute hun ticket kopen. 
> Is een vast bedrag achter de hand houden dan een logische strategie 
> voor de toekomst? MCH 2022 wilde om te durven starten bovenop de 25 k€ 
> in kas nog eens 75 k€ uit donaties van bezoekers hebben, en 100 k€ is 
> toch significant meer dan 50 k€.
>
> En ik mis vooral een plan waaruit blijkt dat er wordt gestreefd om de 
> niet-quadrenniale activiteiten te financieren uit niet-quadrenniale 
> sponsoring, of een bepaalde verhouding daartussen. Oftewel: hoeveel 
> van de ticketprijs mag worden ingezet voor iets anders?
>
> Bovendien: de verwachting bestaat, evident, dat onvoorziene winst 
> vooral wordt ingezet om de ticketprijs van het volgende eigen 
> evenement te verlagen. Dat mag ook onderhand wel, want die is de pan 
> uit gerezen.
>
> Dit alles komt bovenop een twijfelachtige historie omtrent Stichting 
> HXX, de voorloper van Stichting IFCAT Foundation, waar vanuit de 
> community veel kritiek is geweest omdat na onenigheid tussen de 
> bestuurders een zeer significant deel van het geld dat na HAR 2009 
> (HXX) over was, niet meer beschikbaar was voor OHM 2013 (IFCAT). We 
> hebben daar als Nederlandse hackers weliswaar bergen gratis hoodies, 
> t-shirts, sleutelhangers, en bekers aan overgehouden, maar veel mensen 
> hadden liever gezien dat de ticketprijs niet opnieuw verhoogd hoefde 
> te worden. Hoewel er veel meer oorzaken zijn voor wat er bij OHM niet 
> lekker ging, bestaat de notie dat een groter startbudget wel handig 
> zou zijn geweest.
>
> Het helpt ook niet mee dat er wel eens ad-hoc-argumenten worden 
> gebruikt die niet lijken te rijmen met de werkelijkheid. MCH was 
> t.o.v. de voorgaande evenementen nogal duur, maar dat kwam door de 
> extra kosten omtrent COVID-19 en schaarsheid van te huren spullen. 
> Maar vervolgens hoor je in wandelgangen dat er blijkbaar dure extra 
> onderdelen toegevoegd aan het evenement, waarvan de 8 evenementen 
> daarvoor al wel hadden aangetoond dat je prima zonder kunt. Misschien 
> is de realiteit compleet anders dan het beeld dan de overlevering, 
> maar slechts een klein groepje mensen heeft toegang tot de feiten.
>
>> hoeft niet tegen de juiste persoon aan te lopen om te weten wat er
>> gebeurt of hoe je aanspraak kan maken, het beleidsplan is openbaar en
>> komt op de IFCAT website, samen met de jaaroverzichten.
>> In het jaaroverzicht kan je dan bijvoorbeeld teruglezen dat Bornhack 2
>> x €1337 geoormerkt geld heeft gedoneerd, met als voorwaarde dat dit
>> naar tickets gaat om mensen die anders niet konden komen, toch de
>> mogelijkheid hebben om om aanwezig te zijn.
>
> Lief van Bornhack, en lief van IFCAT. Maar waarom wachten op 
> ANBI-status om die informatie te publiceren? Ik neem aan dat boekjaar 
> 2022 onderhand wel is afgerond en dat er ergens een mooi verslag ligt 
> dat gewoon kan worden geupload.
>
> Voor een stichting die festivals organiseert is publicatie van 
> jaaroverzichten misschien niet zo belangrijk. Voor een stichting die 
> zichzelf positioneert als het financiele middelpunt van een community 
> en verdeler van het geld, is het essentieel. Zoals blijkt doet IFCAT 
> dat al een tijdje, ook zonder ANBI-status, maar de afwezigheid van de 
> bijbehorende transparantie maakt buitenstaanders van zelfs de meest 
> betrokken orga. (Misschien is dat by design, immers, het evenement 
> (waar men orga van is) is kennelijk eigenlijk maar één van de doelen 
> van de stichting.)
>
> Ik heb een ingebouwd wantrouwen bij ontransparante organisaties en 
> hoewel ik dit event van heel dichtbij ken (orga onder 3 stichtingen, 
> ex-teamlead, ex-PL, zijdelings betrokken bij diverse teams) en een 
> allerwarmst hart toedraag, concludeer ik helaas dat het track record 
> qua transparantie nogal belabberd is, en dat dat al jaren en jaren 
> leidt tot veel speculatie en roddels in alle hoeken van de scene.
>
> Transparantie is wat mij betreft een vereiste voor een organisatie die 
> community-geld her-verdeelt, en die eis voor transparantie is wat mij 
> betreft viraal: ook de ontvangers van donaties zouden hun cijfers 
> moeten publiceren. Kan dat nog in het beleidsplan erbij?
>
> Zo lees ik dat Bitlair kennelijk steun van IFCAT nodig had voor de 
> recente verhuizing, maar noch op ifcat.org, noch op bitlair.nl is daar 
> iets over te lezen, of überhaupt cijfers die inzicht geven in de 
> respectievelijke situaties. Ik vind IFCAT en Bitlair leuke en 
> belangrijke organisaties, maar wat hier gebeurt is toch niet gezond? 
> De documenten bestaan, neem ik aan. Nu nog uploaden. Ik neem aan 
> (hoop) dat er geen redenen zijn om het geheim te houden die zwaarder 
> wegen dan het belang van openheid.
>
> Het gaat om vrijwilligersorganisaties, en ik snap heel goed dat 
> transparantie tijd en energie kost. Maar dat hoeft niet veel te zijn 
> en ik denk dat die investering van tijd en energie zichzelf 
> terugverdient doordat je minder bullshit spookverhalen hoeft te 
> weerleggen. Bovendien weet ik als bestuurder van RevSpace dat onze 
> actieve openheid van zaken door onze deelnemers, soortgelijke 
> organisaties, en andere communityleden erg wordt gewaardeerd. [1]
>
>>> *knip*
>>>  heeft de verdeelde boel voor IFCAT niet. Voor IFCAT heeft het wel
>>> waarde om de community te steunen.
>>
>> Absoluut. En dat dit zo zit weten inderdaad niet veel mensen, en ik ben
>> blij met hoe het toendertijd geregeld is. Mijnsinziens is dit de enige
>> juiste keuze voor gereedschap en consumptiegoederen bij een community
>> evenement als het onze.
>>
>> Desalnietemin is het een keuze om voor deze constructie te gaan. Voor
>> de belastingdienst is dit gewoon een gift. Het is niet verkeerd hier
>> transparant over te zijn en dit vast te leggen. Goede toevoeging!
>
> Het is belastingtechnisch zeker aantrekkelijker als je 
> afval^Woverschot als gift opgeschreven kan worden ;) en de ontvangers 
> waarderen het in het algemeen ook enorm, maar wat ik bedoelde te 
> zeggen is dat je er sowieso kosten aan hebt, en dat het m.i. 
> onverstandig zou zijn om deze praktijk voort te zetten als in de 
> toekomst de balans anders uitvalt. Als in plaats van deze giften de 
> ticketprijs omlaag zou kunnen, zou dat m.i. prioriteit moeten hebben. 
> Bij andere omstandigheden zou de balans wellicht in het nadeel van de 
> hackerspaces kunnen uitvallen, en dan denk ik dat ifcat moet kiezen 
> voor lagere ticketprijzen ipv giften aan hackerspaces.
>
> Tot slot: ik mis in het beleidsplan de expliciete vereiste dat de 
> middelen uitsluitend worden verstrekt aan andere organisaties zonder 
> winstoogmerk. De omschrijving "in lijn met onze missie, prioriteiten, 
> en kernwaarden" mag m.i. wel een stuk concreter.
>
>
> Groetjes,
>
> Juerd
>
>
> [1] https://revspace.nl/Financieel_Beleid#Jaaroverzichten
> _______________________________________________
> Orga mailing list
> Orga at lists.why2025.org
> https://lists.why2025.org/mailman/listinfo/orga

-- 
Kind regards,
Robert (aka Number3)
On behalf of the IFCAT foundation board